Henny Bens; "Je bent echt een spin in het web tussen het regiomanagement, teammanagers, de medewerkers en externe contacten."

Vandaag, donderdag 17 april, is het Secretaressedag. Een mooi moment om eens met een aantal regiosecretaresses van BrabantZorg te spreken. Zij vertellen ons over hun veelzijdige werk en wat het zo leuk maakt. 

Binnen BrabantZorg zijn er vier regiosecretariaten actief, één secretariaat voor elke regio. Op het regiosecretariaat in regio Oss werken Betty en Heidi, in regio Uden zijn dat Herma en Beppie, in regio Den Bosch/Bommelerwaard Annelies en Henny en in regio Meierijstad staan Ingrid, Linda en Conny voor je klaar. 

Wat doet een regiosecretaresse?

De werkzaamheden van een regiosecretaresse zijn veelzijdig en geen dag is hetzelfde. Een belangrijke taak is het agendabeheer. Beppie vertelt; “Ik probeer altijd een overzichtelijke agenda te maken, maar soms moet je puzzelen en schuiven afhankelijk van wat prioriteit heeft voor de locatiemanager. Dat maakt het uitdagend en juist dat vind ik leuk.” Ook het beheren van de mailbox is een dagelijkse bezigheid. Henny Bens legt uit; “Vanuit de gezamenlijke mailbox komen allerlei vragen en acties binnen. Die bekijken we en volgen we op.”

Het regiosecretariaat is nauw betrokken bij het organiseren van allerlei bijeenkomsten. Van de Warm Welkom bijeenkomst voor nieuwe medewerkers tot overleggen van de regiomanagers en cliëntenraad vergaderingen. “Je regelt alles van A tot Z: uitnodigingen, locaties, koffie en thee, apparatuur en soms de lunch”, vertelt Betty. Linda, Ingrid en Conny uit regio Meierijstad vullen aan: “We maken presentaties, zorgen voor naamkaartjes, verwijsbordjes en dat alles er op de dag zelf tot in de puntjes is uitgewerkt.” 

Ook administratieve taken komen aan bod, zoals het archiveren van documenten op de juiste plek, het verwerken van (digitale) post, het bijhouden van jubilea (zoals VVV-bonnen voor medewerkers die vijf jaar in dienst zijn), het notuleren van vergaderingen en het opstellen van brieven en memo’s.

"Je bent echt een spin in het web tussen het regiomanagement, teammanagers, de medewerkers en externe contacten. - Henny” 

Het mooiste aan het werk als regiosecretaresse

“Het mooiste is het ontzorgen. Collega’s kunnen erop vertrouwen dat alles goed geregeld is”, vertelt Linda. “De uitdagingen en verantwoordelijkheden geven voldoening.” Betty vertelt; “Soms moet je op korte termijn een bijeenkomst organiseren of een planning rond zien te krijgen. Als dat dan lukt, geeft dat echt een goed gevoel.” Beppie vult aan: “Ik kan mij echt vastbijten in een ingewikkelde klus en haal daar veel voldoening uit.”

Het contact met collega’s is ook een belangrijk onderdeel van het werk. Beppie vertelt: “Ik vind de samenwerking met collega’s erg prettig. Die maakt onze bereikbaarheid stabiel en dat is belangrijk in dit werk. Of het nou collega’s, teamleiders of externen zijn.” Henny sluit zich daarbij aan; “Ik ben een mensenmens, Ik vind het leuk om met iedereen contact te hebben. Je kent op een gegeven moment ook bijna iedereen op locatie.” 

De samenwerking met collega’s en regiomanagement wordt als waardevol ervaren. “De samenwerking is prettig en transparant”, vertelt Betty. “We worden echt betrokken bij wat er speelt.” Ingrid benadrukt: “Collega’s weten ons goed te vinden, lopen makkelijk binnen en vragen om advies. Die betrokkenheid voelt goed.”

Ruimte voor eigen inbreng

“Bij BrabantZorg wordt er goed gezorgd voor cliënten én medewerkers”, vertelt Henny. Conny vult aan; “Je wordt hier gewaardeerd en er is ruimte voor eigen inbreng. De sfeer is prettig en mensgericht. Betty vertelt dat ze veel vrijheid en flexibiliteit ervaart. “Die flexibiliteit is echt een pluspunt.”

"Je merkt dat je in een ondersteunende functie, echt bijdraagt aan het grotere geheel. - Henny”