Privacy

Privacyverklaring Stichting BrabantZorg - september 2021

1. Privacy en uw persoonsgegeven, hoe gaan wij daarmee om?

BrabantZorg legt uw persoonsgegevens vast en verwerkt ze. Zij gaat hierbij zorgvuldig met uw privacy om. De wijze waarop BrabantZorg met uw persoonsgegevens omgaat is aan wettelijke regels gebonden. Hieronder geeft BrabantZorg kort, helder en zo eenvoudig mogelijk de essentie van deze regels weer.

2. Waarom heeft BrabantZorg persoonsgegevens nodig, waarvoor verwerkt BrabantZorg ze?

BrabantZorg verwerkt alleen maar persoonsgegevens voor duidelijke doelen en als daar een goede reden voor is. Dit noemt de wet “doelbinding”. Gegevens mogen alleen voor deze doelen gebruikt worden of voor doelen die er logisch bij aansluiten.
Voor de cliënten is dat met name het beheren van de wachtlijsten en het op de juiste manier en met de juiste financiering in zorg nemen. Daarna gebruikt BrabantZorg ze om de zorg te plannen en te registreren en de verleende zorg en diensten ook te rapporteren. Als er hiervoor ook gegevens van bijvoorbeeld een vertegenwoordiger, mantelzorger en/of contactpersonen noodzakelijk zijn, dan verwerkt BrabantZorg deze ook. Tenslotte gebruikt BrabantZorg de persoonsgegevens om de geleverde zorg en diensten te declareren of te facturen. Hiervoor geeft BrabantZorg de gegevens door aan o.a. zorgverzekeraars of gemeente.
Voor de medewerkers gaat het voornamelijk om sollicitanten en het opstellen en voorbereiden van de arbeidsovereenkomst. Ook verwerkt BrabantZorg persoonsgegevens als u bij BrabantZorg in dienst bent, voor BrabantZorg werkzaamheden verricht of vrijwilliger bent. Dat doet BrabantZorg met name om uw salaris en andere vergoedingen te betalen, de rooster- en urenverantwoording te kunnen maken en om uw opleidingen en certificaten bij te houden. Persoonsgegevens moet BrabantZorg ook doorgeven aan o.m. de Belastingdienst, pensioenverzekeraar en UWV
Welke persoonsverwerkingen BrabantZorg allemaal verwerkt, wordt bijgehouden in een verwerkingsregister.

3. Mag BrabantZorg wel persoonsgegevens verwerken?

BrabantZorg mag alleen persoonsgegevens verwerken als de wet dat toestaat. Dit noemt de wet “grondslag”. Deze grondslag heeft BrabantZorg als BrabantZorg uw persoonsgegevens verwerkt, bijvoorbeeld omdat BrabantZorg een overeenkomst met u heeft afgesloten of met u wil afsluiten (bijvoorbeeld een zorg- en dienstverleningsovereenkomst of een arbeidsovereenkomst). Of als een wet BrabantZorg verplicht persoonsgegevens te verwerken. Dit geldt bijvoorbeeld voor alle wetten die de financiering en verantwoording van de zorg regelen of wetten die BrabantZorg verplichten belasting- of pensioengegevens door te geven. Soms verwerkt BrabantZorg gegevens omdat BrabantZorg daar een groot belang bij heeft, zoals bij camerabewaking van de panden. En soms vraagt BrabantZorg ook toestemming om persoonsgegevens te mogen verwerken.

4. Wat gebeurt er met uw gegevens en wat zijn uw rechten?

U hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens er van u verwerkt worden en wat er met uw persoonsgegevens gebeurt. U mag ze inzien, laten wijzigen als ze onjuist zijn, u mag in bepaalde gevallen ook vragen om te stoppen met verwerken en de gegevens te verwijderen. Ook mag u uw toestemming (als u die gegeven hebt) weer intrekken. Als u van mening bent dat er iets niet klopt of niet goed wordt gedaan, dan mag u daar een klacht over indienen.

5. BrabantZorg bewaart uw gegevens veilig en zorgvuldig.

BrabantZorg bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk of wettelijk voorgeschreven is. Die bewaartermijn komt vaak uit de wet, maar als ze niet door de wet worden voorgeschreven, dan moet BrabantZorg duidelijk aangeven hoe lang BrabantZorg de gegevens bewaart en waarom voor die termijn is gekozen.
Alle medewerkers hebben, vaak vanuit de wet en ook vanuit hun arbeidsovereenkomst, een geheimhoudingsplicht.
De gegevens worden passend beveiligd, zowel technisch als organisatorisch. Hoe BrabantZorg dat doet, heeft BrabantZorg vastgelegd in beveiligingsprocessen. Mocht er onverhoopt iets misgaan, dan heeft BrabantZorg daarvoor een procedure “Meldpunt beveiligingsincident” voor het melden van beveiligingsincidenten en datalekken.

BrabantZorg bewaart gegevens van sollicitanten die solliciteren via www.werkenbijbrabantzorg.eu of per e-mail. De bewaartermijnen voor sollicitatiebrieven, cv's, correspondentie over de sollicitatie, referenties, assessments en VOG (indien wettelijk verplicht) indien de sollicitant niet is aangenomen zijn als volgt:

• 4 weken, ingaande na beëindiging sollicitatieprocedure, zonder toestemming van de sollicitant in het kader van de AVG
• 1 jaar, ingaande na beëindiging sollicitatieprocedure, met toestemming van de sollicitant in het kader van de AVG

6. Veilig mailen met Zivver

Als professionele organisatie gaan we vertrouwelijk om met gevoelige informatie van en over onze cliënten, relaties en klanten. Daarom communiceren we persoonsgegevens, verslagen, dossiers en andere gevoelige informatie alleen op een veilige manier. 

Vanaf 15 september 2021 gebruikt BrabantZorg Zivver om veilig te e-mailen en bestanden uit te wisselen. Zivver zorgt ervoor dat vertrouwelijke informatie veilig en versleuteld bij de ontvanger aankomt. Alleen deze ontvanger kan de inhoud lezen. Deze extra beveiliging is nodig omdat de huidige kanalen – zoals ‘gewone’ e-mail of post – kwetsbaarder zijn. 

Wat merkt de ontvanger van het gebruik van Zivver?
De geadresseerde ontvangt een e-mail met een link naar een beveiligde omgeving. In deze beveiligde omgeving wordt om een toegangscode gevraagd om het bericht met de vertrouwelijke informatie te kunnen lezen. De toegangscode ontvangt men van de afzender (bijvoorbeeld telefonisch, persoonlijk of via een brief).

Door voor Zivver te kiezen, kunnen cliënten en relaties erop vertrouwen dat BrabantZorg zorgvuldig met hun privacy omgaat. Meer informatie over Zivver vindt u op Zivver.com.

7. Functionaris Gegevensbescherming (AVG)

BrabantZorg heeft een functionaris gegevensbescherming aangesteld die toeziet op de naleving van de verwerking van persoonsgegevens door BrabantZorg zoals de bedoeling is vanuit wet en regelgeving en de Functionaris is aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Verwerkersovereenkomst

BrabantZorg kan een verwerking van persoonsgegevens (extern) door een andere organisatie laten verrichten, deze andere organisatie wordt dan aangeduid als een ‘verwerker’. BrabantZorg maakt dan passende afspraken met deze verwerker in de vorm van een verwerkersovereenkomst zodat beiden voldoen aan de wet en regelgeving en persoonsgegevens op een zorgvuldige en veilige manier worden verwerkt.

9. Hebt u vragen of klachten?

Misschien wilt u graag meer weten over de wijze waarop BrabantZorg met uw persoonsgegevens omgaat. BrabantZorg staat graag voor u klaar. Aarzel dan niet om contact op te nemen met uw Cliëntcontactpersoon (CCP-er), uw leidinggevende of uw vrijwilligerscoördinator. Hebt u een klacht, dan kunt u deze indienen volgens de klachtenprocedure van BrabantZorg. Ook kunt u terecht bij de Functionaris Gegevensbescherming (FG) van BrabantZorg of de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Uw Cliëntcontactpersoon, leidinggevende, of uw vrijwilligerscoördinator helpen u graag verder. U kunt ook een bericht sturen via het Klantenservice contactformulier of bellen naar het secretariaat van de Raad van Bestuur van BrabantZorg: 0412-622678.